REGLAMENTO PARA EL PROCESO SIMPLIFICADO DE CONSTITUCIÓN Y REGISTRO DE COMPAÑÍAS POR VÍA ELECTRÓNICA

DEL OBJETO.- Este reglamento regula el proceso simplificado de constitución y registro de compañías, utilizando el sistema informático de la Superintendencia de Compañías y Valores, al que se podrá acceder a través del portal web institucional www.supercias.gob.ec, el cual deberá mantenerse abierto para todos los usuarios en forma permanente e ininterrumpida.

DEL ÁMBITO.- Las compañías que se constituyan mediante el proceso simplificado de constitución y registro por vía electrónica, de conformidad con las reformas a la Ley de Compañías y el presente Reglamento, quedarán sujetas a la vigilancia y control de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, facultad que se ejercerá con posterioridad a su anotación en el Registro de Sociedades de este organismo de control. La constitución y registro de compañías por el sistema simplificado de constitución por vía electrónica que se regula en este Reglamento, permite que el capital sea pagado en numerarlo y/o en especie. Las aportaciones en especies solo podrán ser de bienes muebles, con excepción de vehículos automotores, naves y aeronaves. Nota: Artículo sustituido por artículo 1 de Resolución de la Superintendencia de Compañías No. 17, publicada en Registro Oficial 78 de 13 de Septiembre del 2017 .

DEL ALCANCE.- El proceso simplificado de constitución y registro de compañías por vía electrónica, se inicia con el ingreso de la información requerida en el formulario de constitución de compañías, accesible a través del portal web de la Superintendencia de Compañías y Valores; continúa con el otorgamiento de la escritura en una Notaría Pública y la emisión de nombramientos de los administradores de la compañía; su inscripción en el Registro Mercantil del domicilio social de la compañía; la generación del Registro Único de Contribuyentes (RUC) por parte del Servicio de Rentas Internas; y, finaliza con la anotación de la compañía en la base de datos del Registro de Sociedades de la Superintendencia de Compañías y Valores.

DE LA CLAVE DE ACCESO.- La Superintendencia de Compañías y Valores facilitará en su portal web institucional, una opción mediante la cual los usuarios se registren y generen una clave personal de acceso, a fin de ingresar al Sistema Informático y realizar el proceso simplificado de constitución y registro por vía electrónica.

DEL SISTEMA DE CONSTITUCIÓN ELECTRÓNICA Y DESMATERIALIZADA (SCED).- La Superintendencia de Compañías y Valores, a través de la Intendencia Nacional de Tecnología de Información y Comunicaciones, mantendrá permanentemente habilitado el sistema informático con las opciones necesarias para obtener y llenar electrónicamente los formatos de minutas del contrato constitutivo, su estatuto social y de los nombramientos de administradores, lo que permite al usuario cumplir el proceso señalado en el artículo 3 de este Reglamento. El Sistema Informático deberá incluir un módulo que contendrá la información general para la conformación de una compañía mercantil, con una guía para el usuario y los datos específicos que éste debe consignar en el formulario electrónico.

DEL PROCESO.- El proceso simplificado de constitución y registro de compañías por vía electrónica, requiere de la cooperación y coordinación interinstitucional que involucra a la Superintendencia de Compañías y Valores, a el Consejo de la Judicatura, a la Dirección Nacional de Registro y Datos Públicos DINARDAP, a los Notarios, a los Registradores Mercantiles o Registradores de la Propiedad a cuyo cargo se encuentre el Registro Mercantil y a el Servicio de Rentas Internas, con la finalidad de prestar un servicio público conjunto e integral que facilite a los usuarios la constitución de compañías que cumplan los requisitos de la Ley y de este Reglamento.

SUJETOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO SIMPLICADO DE CONSTITUCIÓN y REGISTRO DE COMPAÑÍAS POR VÍA ELECTRÓNICA.- a) USUARIO SOLICITANTE - CONJUNTO DE ACCIONISTAS O SOCIOS FUNDADORES: Se considera como un usuario del sistema informático para efectos del proceso de constitución y registro de compañías por vía electrónica, al conjunto de las personas naturales o jurídicas (mínimo dos personas) interesadas en constituir de consuno una compañía; siendo el Usuario solicitante, el responsable de ingresar en el sistema la información veraz y necesaria para que se genere y concluya el proceso, para lo cual debe incorporar los documentos habilitantes que constan en el Anexo 1 de la presente Resolución. b) SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS Y VALORES: A través de la Intendencia Nacional de Tecnología de Información y Comunicaciones pondrá a disposición de los usuarios un sistema informático en el portal web institucional, que contendrá un conjunto de aplicaciones que permitan generar el contrato constitutivo y la existencia de la compañía como persona jurídica, conforme a la Ley de Compañías, Ley Orgánica para el Fortalecimiento y Optimización del Sector Societario y Bursátil y leyes conexas. El uso de la plataforma informática de la Superintendencia de Compañías y Valores, para la constitución y registro de compañías, mediante el proceso simplificado por vía electrónica, es gratuito. Sin embargo, el Usuario solicitante deberá cancelar los valores que se causen por los servicios notariales y registrales, pagos que se realizarán en las instituciones vinculadas al proceso, las que se enuncian a continuación, utilizando los aranceles o derechos fijados en leyes o demás disposiciones de aplicación general; sin perjuicio, de las exoneraciones tributarias que rigen en la constitución de compañías mercantiles. c) NOTARIOS: Son funcionarios investidos de fe pública para autorizar, a requerimiento de parte, los actos y contratos determinados en las leyes. El Notario escogido por el usuario, para el otorgamiento de la escritura de constitución y nombramientos de los administradores de ésta, será responsable de revisar la información ingresada por el usuario al sistema informático y de generar la escritura pública de constitución de la compañía. Deberá recoger las firmas: de los otorgantes, o de sus representantes o apoderados; incorporar los habilitantes y las cláusulas de estilo exigidas por ley, y las de los administradores en los nombramientos; correspondiéndole posteriormente; firmar electrónicamente la versión digitalizada de éstos y continuar el proceso, en el sistema informático de la Superintendencia de Compañías y Valores. d) REGISTRADORES MERCANTILES: Son funcionarios responsables de la inscripción de los actos y contratos que conforme a la ley deben registrarse. También se incluye a los REGISTRADORES DE LA PROPIEDAD que realicen funciones de llevanza de los libros del Registro Mercantil en aquellos cantones en donde no exista el funcionario específico. e) SERVICIO DE RENTAS INTERNAS: Es la entidad técnica que tiene la responsabilidad de recaudar los tributos internos establecidos por ley mediante la aplicación de la normativa vigente, y que en el presente proceso será responsable de generar electrónicamente el registro único de contribuyente.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: USUARIO SOLICITANTE: 1. Ingresa al sistema (SCED), con su nombre de usuario y contraseña. 2. Selecciona la reserva de denominación aprobada, para la compañía a constituir. 3. Llena formulario "Solicitud de Constitución de Compañía" en el sistema. 4. Adjunta documentos habilitantes desmaterializados. (Ver Anexo 1) 5. Selecciona la Notaría de su preferencia del listado de notarías activas. El sistema consulta a la tabla de aranceles del Sistema Nacional de Registro Mercantil (SNRM) y del Consejo de la Judicatura y muestra los valores a pagar por servicios notariales y registrales; así como, los términos y condiciones del proceso por vía electrónica. 6. Si no está de acuerdo con los términos y condiciones: 6.1. Finaliza trámite. Fin del Procedimiento. 7. Si está de acuerdo con los términos y condiciones, inicia el trámite. SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS Y VALORES - SISTEMA (SCED) 8. Asigna un número de trámite. 9. Genera la proforma única en la que constará los valores por los servicios registrales. 10. Notifica mediante correo electrónico al Usuario solicitante, la información de la Notaria seleccionada, los valores que debe pagar por servicios notariales y registrales, el número de trámite generado y la institución bancaria donde debe realizar el pago. 11. Una vez que la institución bancaria realiza la consulta de los valores en línea, remite la información de los valores por cobrar al banco. USUARIO SOLICITANTE 12. Realiza el pago por los servicios notariales y registrales. El pago se puede efectuar por cualquiera de las formas establecidas en el convenio de recaudación suscrito para el efecto. SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS Y VALORES - SISTEMA INFORMÁTICO 13. Verifica que el pago se haya realizado (1). 14. Si el pago se realizó: 14.1. Notifica mediante correo electrónico al Notario y con un llamado del servicio web al Registro Mercantil, comunicando que el pago fue realizado. Continúa actividad 16. 15. Si el pago no se realizó, continúa actividad 13. NOTARIO 16. Ingresa al sistema (SCED). 17. Revisa que la información ingresada por el Usuario solicitante, coincida con los documentos habilitantes adjuntos. 18. Si existen observaciones: 18.1. Registra las observaciones en el sistema y devuelve el trámite al Usuario solicitante. El sistema envía una notificación al correo electrónico del Usuario solicitante. USUARIO SOLICITANTE 18.2. Recibe observaciones. 18.3. Si no desea continuar con el trámite: 18.3.1. Finaliza el trámite en el sistema. Fin del Procedimiento. 18.4. Si desea continuar con el trámite: 18.4.1. Realiza correcciones y envía el trámite al Notario. El sistema envía notificación electrónica al Notario. Continúa actividad 16. NOTARIO 19. Si no existen observaciones: 19.1. Asigna fecha y hora de cita para firmar escritura y nombramientos. Continúa actividad 22. (1) El Banco remitirá en línea la información de las recaudaciones realizadas. El sistema notifica mediante correo electrónico al Usuario solicitante sobre la fecha y hora de cita, en la que deberá acudir personalmente a las oficinas del Notario, para firmar los documentos correspondientes. El Notario podrá indicar al Usuario que debe presentarse a la cita con algún documento adicional. USUARIO SOLICITANTE 20. Acude a la cita con el Notario en el día y a la hora establecida. 20.1. En el caso de que el Usuario no se presente el día acordado, el Notario podrá asignar una nueva cita. Si el Usuario no se presenta en la segunda llamada, el Notario finaliza el trámite. NOTARIO 21. Ingresa al sistema (SCED). 22. Genera escritura y nombramientos en el sistema. 23. Recoge firmas autógrafas o electrónicas de socios o accionistas en la escritura. 24. Recoge firmas autógrafas o electrónicas de los administradores en los nombramientos. 25. Desmaterializa la escritura y los nombramientos. 26. Adjunta documentos desmaterializados (archivos pdf) al trámite en el sistema. 27. Firma electrónicamente la escritura y los nombramientos. SUPERINTENDENCIA DE COM… (texto recortado · ver compendio oficial)

FORMALIDADES RESPECTO DE LA INTEGRACIÓN DEL CAPITAL.- Cuando las aportaciones sean en numerario, dentro del contrato de constitución, deberá constar una declaración juramentada, en donde se indique que los socios o accionistas depositarán el capital social de la compañía en una institución bancaria, en cuenta abierta a nombre de la compañía. 9.1. Si la compañía es de responsabilidad limitada, en la escritura debe constar la declaración juramentada que se efectuará conforme a lo dispuesto en el artículo 137, reformado, de la Ley de Compañías. 9.2. Si la compañía es anónima, en la escritura debe constar la declaración juramentada que se efectuará conforme a lo dispuesto en el artículo 150, reformado, de la Ley de Compañías. Cuando las aportaciones sean en especie, acorde a lo señalado en el artículo 2 de este Reglamento, en la escritura se hará constar el bien en que consista tal aportación, su valor y la transferencia de dominio que de éste se haga a la compañía, y las acciones o participaciones a cambio de las especies aportadas. Los bienes aportados serán avaluados únicamente por los socios o accionistas fundadores, exceptuándose el avalúo por peritos dentro de este proceso simplificado de constitución. En la aprobación de los avalúos no podrán tomar parte los socios o accionistas aportantes. Nota: Artículo sustituido por artículo 2 de Resolución de la Superintendencia de Compañías No. 17, publicada en Registro Oficial 78 de 13 de Septiembre del 2017 .

DE LOS FORMULARIOS.- Para efectos de aplicar el presente Reglamento se debe utilizar los formularios electrónicos o plantillas que consten habilitados en la página web institucional y en el sistema informático.

DEL REGISTRO DE SOCIEDADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS Y VALORES.- Una vez notificada la inscripción de la constitución en el Registro Mercantil, la Superintendencia de Compañías y Valores a través del Registro de Sociedades incorporará a la base de datos la información recibida, la cual servirá para realizar el control posterior.

DEL CONTROL POSTERIOR AL PROCESO DE CONSTITUCIÓN.- A efectos de realizar la labor de control y verificar lo declarado al tiempo de constitución, y sin perjuicio de las amplias facultades de control in situ de la Superintendencia de Compañías y Valores, la compañía deberá presentar los documentos aplicables que justifiquen la correcta integración del capital social; siendo estos, el estado de situación financiera inicial, el comprobante de depósito y asiento de diario en la modalidad prevista para el efecto, documentación que debe presentarse en el plazo 30 días posteriores a la inscripción de la escritura de constitución en el Registro Mercantil, bajo pena de aplicarse sanciones pecuniarias o adecuarse a las causales de intervención o cancelación de inscripción en el Registro Mercantil, contempladas en la Ley de Compañías vigente, en caso de renuencia. En lo no previsto en el presente Reglamento se aplicarán las disposiciones de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos y demás normas reglamentarias que rigen sobre la materia. DISPOSICIÓN GENERAL PRIMERA Las compañías que no se adecuan al proceso simplificado de constitución y registro por vía electrónica, continuarán con el proceso de constitución de conformidad con la Ley de Compañías vigente. Para tal efecto deberán otorgar la escritura de constitución ante un Notario Público, los Registradores de la Propiedad o Mercantiles, según corresponda, inscribirán la escritura y los nombramientos de los administradores, previo el cumplimento de formalidades legales. Efectuada dicha inscripción se procederá conforme a los artículos 10 y 11 del presente reglamento. DISPOSICIÓN GENERAL SEGUNDA Los casos de duda y aquellos que no estuvieren contemplados en este Reglamento, serán resueltos por el Superintendente de Compañías y Valores, en ejercicio de las facultades legales y administrativas generales reconocidas a dicho funcionario. DISPOSICIÓN GENERAL La Intendencia Nacional de Planificación, Tecnología y Desarrollo actualizará el sistema informático y los formatos electrónicos y plantillas a fin de que contemplen la opción al usuario de realizar las aportaciones al capital en especies, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2 del Reglamento para el proceso simplificado de constitución y registro de compañías por vía electrónica. Han servido de base para esta codificación: Resolución No. 8, publicada en Registro Oficial Suplemento 278 de 30 de junio 2014 Resolución No. 17, publicada en Registro Oficial 78 de 13 de Septiembre del 2017 .